Nós, a gerência dos hotéis de Greenwich, estamos procurando um Recepcionista para gerenciar nossa recepção diariamente e realizar uma variedade de tarefas administrativas e de escritório.

O que faz um Recepcionista?

Como Recepcionista, você será o primeiro ponto de contato para nossa empresa. As funções do nosso Recepcionista incluem oferecer suporte administrativo em toda a organização. Você vai receber os hóspedes e cumprimentar as pessoas que visitam o negócio. Você também coordenará as atividades de recepção, incluindo distribuição de correspondência e redirecionamento de chamadas telefônicas.

Para ter sucesso como Recepcionista, você deve ter uma personalidade agradável, pois essa também é uma função de atendimento ao cliente. Você também deve ser capaz de lidar com emergências de maneira oportuna e eficaz, ao mesmo tempo em que simplifica as operações do escritório. Habilidades de multitarefa e gerenciamento de estresse são essenciais para essa posição. Essa função pode exigir trabalho em turnos, portanto, a flexibilidade é uma vantagem.

Em última análise, os deveres e responsabilidades de um recepcionista são garantir que a recepção receba os hóspedes de forma positiva e execute todas as tarefas administrativas com os mais altos padrões de qualidade.

Responsabilidades

Cumprimente e dê as boas-vindas aos hóspedes assim que chegarem ao escritório

Direcionar os visitantes para a pessoa e escritório apropriados

Atender, filtrar e encaminhar chamadas telefônicas recebidas

Certifique-se de que a área de recepção esteja arrumada e apresentável, com todos os artigos de papelaria e materiais necessários (por exemplo, canetas, formulários e folhetos)

Fornecer informações básicas e precisas pessoalmente e por telefone/e-mail

Receber, classificar e distribuir correspondências/entregas diárias

Manter a segurança do escritório seguindo os procedimentos de segurança e controlando o acesso através da recepção (monitorar o diário de bordo, emitir crachás de visitantes)

Encomende suprimentos de escritório e mantenha o estoque de estoque

Atualizar calendários e agendar reuniões

Organizar viagens e acomodações e preparar vouchers

Mantenha registros atualizados de despesas e custos do escritório

Desempenhar outras funções de recepcionista de escritório, como arquivar, fotocopiar, transcrever e enviar fax

Requisitos e habilidades

Experiência de trabalho comprovada como Recepcionista, Representante de Front Office ou função similar

Proficiência no pacote Microsoft Office

Experiência prática com equipamentos de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)

Atitude e aparência profissional

Sólidas habilidades de comunicação escrita e verbal

Capacidade de ser engenhoso e proativo quando surgem problemas

Excelentes habilidades organizacionais

Habilidades de multitarefa e gerenciamento de tempo, com a capacidade de priorizar tarefas

Atitude de atendimento ao cliente

Ensino médio completo; certificação adicional em Office Management é uma vantagem

Perguntas frequentes

O que faz um Recepcionista?

Recepcionistas trabalham dentro de uma organização para ajudá-la a funcionar sem problemas. Eles cumprimentam os visitantes, atendem chamadas telefônicas e fazem recados, mantendo a compostura profissional durante as interações com clientes ou clientes em potencial.

Quais são os deveres e responsabilidades de um Recepcionista?

Os deveres e responsabilidades de um recepcionista incluem cumprimentar os visitantes, ajudá-los a navegar por um escritório e fornecer-lhes refrescos enquanto esperam. Além disso, eles mantêm calendários para compromissos, classificam correspondências, fazem cópias e planejam viagens. Em alguns ambientes, eles podem até auxiliar a segurança monitorando o acesso de visitantes.

O que faz um bom recepcionista?

Um bom recepcionista é organizado, se comunica bem e pratica excelentes habilidades de gerenciamento de tempo. Além disso, como eles costumam ser o contato inicial para clientes e clientes, eles devem ter excelentes habilidades de atendimento ao cliente, ser um solucionador de problemas e atender com elegância os clientes insatisfeitos.

Com quem trabalha um Recepcionista?

Recepcionistas interagem com clientes, clientes, equipe de entrega e outros membros do serviço público ao longo do dia. Geralmente, eles se reportam diretamente a um Office Manager.